Pred kratkim sem naletela na tale www.Matjazev.net – verjetno eno boljših slovenskih strani s pomočjo za MS pisarno (Word, Excel…). Matjaž ima (med drugim) zelo dejaven forum (Pomoč za Odprto in MS pisarno) ter številne koristne nasvete, dodatke in povezave. Za vse uporabnike vsekakor vredno ogleda.

Vnašanje podatkov v celice (besedila, števila, funkcije)

Vnašanje besedil in števil:
• z miško kliknemo na celico, v katero želimo vnesti podatek, natipkamo želeno in potrdimo z zeleno kljukico v orodni vrstici (s tem je vnos potrjen, kazalec ostane v isti celici) ali s tipko Enter (s tem je vnos potrjen, kazalec pa skoči eno celico niže) ali s katerim od smernikov (s tem je vnos potrjen, kazalec pa skoči v ustrezno sosednjo celico)
• kopiranje in lepljenje poimenskih seznamov iz Worda - skopiran poimenski seznam prilepimo tako, da označimo začetno celico vnosa in prilepimo skopirano vsebino – Excel samodejno razvrsti podatke po celicah navzdol.

Ročno vnašanje preprostih formul - zelo podobno vnašanju podatkov v ročni kalkulator
• z miško kliknemo na celico, v katero želimo vnesti formulo in vnesemo ustrezna navodila za izračun – formulo. To vedno začnemo z znakom =.
Npr. v celici C1 bi radi izračunali vsoto celic A1 in B1: označimo celico C1 in v vnosno vrstico vtipkamo =A1+B1 (namesto tipkanja imen celic lahko tudi enostavno kliknemo nanje in Excel jih ustrezno vnese).
• Matematični operatorji za osnovne računske operacije so : + (seštevanje), - (odštevanje), * (množenje), / (deljenje).
Za spreminjanje naravnega vrstnega reda računskih operacij tako kot pri kalulatorju uporabljamo oklepaje (npr. =(A1+B1)*C1).
Formule ni potrebno vnašati za vsako celico stolpca ali vrstice posebej, lahko jo enostavno skopiramo – glej kopiranje formul.

uporaba vgrajenih funkcij vsota in povprečje
• z miško kliknemo na celico, v katero želimo vnesti katero od omenjenih funkcij, v orodni vrstici kliknemo na gumb označen z grško črko sigma in iz menija izberemo ustrezno funkcijo. Excel nam sam predlaga območje delovanja funkcije, če se z njim ne strinjamo ga popravimo tako, da z miško označimo ustrezen obseg celic in potrdimo z zeleno kljukico v vnosni vrstici.

kopiranje formul/funkcij
• v prvo celico v stolpcu ali vrstici vpišemo formulo/funkcijo, ki jo želimo kopirati, celico označimo, kliknemo na kvadratek v desnem spodnjem oglišču označene celice ali področja, ko se oblika kazalca spremeni v križec, ga povlečemo v ustrezno smer

popravljanje podatkov v celicah - ustrezno celico izbremo s klikom nanjo ter podatek ustrezno popravimo v vnosni vrstici (ne v celici)

vrivanje/brisanje stolpcev - označiš stolpec za izbris/mesto vrivanja, klikneš z desnim gumbom in označiš ustrezno izbiro

skrivanje stolpcev/vrstic in razkrivanje le-teh - označiš stolpec/vrstico, klikneš z desnim gumbom in označiš ustrezno izbiro.

razvrščanje podatkov po posameznih stolpcih - kliknemo na meni Podatki in izberemo ukaz razvrsti, ter izberemo eno od možnosti, ki nam jih ponudi program.

priprava preglednice za tisk ogledamo si predogled tiska in po potrebi prilagodimo prelom, robove, itd.

Napočil je čas za raziskovanje Excela. V nadaljevanju sledijo napotki za izdelavo nalog, ki ste jih prejeli tudi že po elektronski pošti, in navodila za izvedbo nekaterih osnovnih operacij v Excelu - oboje skupaj s praktičnimi primeri najdete tudi v wikiju.

Ker za marsikoga izmed vas uporaba tega programa ni nekaj novega, me bo zelo veselilo, če mi boste seznam koristnih operacij pomagali širiti tako, da tudi sami razsvetlite kak vam koristen delček, ki ga jaz zelo verjetno niti ne omenjam - če staknemo glave skupaj, je vse skupaj veliko bolj zabavno in učinkovito.

Na delavnici smo si na primeru ene od evidenc ogledali zelo uporabni lastnosti Excela - možnost samodejnega računanja številčnih podatkov in možnost učinkovitega razvrščanja podatkov.

Na delavnici predstavljeni primer evidence pisnih preizkusov znanja je sešteval točke, preračunaval kriterije in določal ocene kandidatom (’Obdelava in analiza rezultatov - delavnica SDUTSJ.xls’, naložen v wikiju pod ‘Files’).

Eden izmed predlogov na delavnici je bil izdelati podoben obrazec za samodejno preračunavanje skupne ocene na podlagi več ločenih, procentualno definiranih delov – zelo preprosto rešitev za to nam je iz rokava stresla Violeta, uporabila sem jo za v evidenci ’skupna ocena.xls’, naloženi v wikiju pod ‘Files’. Ker je verjetno za večino od vas zelo uporabna, sem jo opremila s komentarji, ki vas vodijo pri izdelavi korak za korakom.

Oglejte si obe predstavljeni rešitvi in si poskušajte izdelati lasten obrazec, ki vam bo olajšal preračunavanje in pregledovanje podatkov.

Osnovne napotke glede uporabe Excela najdete v nadaljevanju, pa tudi v wikiju pod nalogami četrtega tedna (http://sdutsj.pbwiki.com/), oba praktična primera evidenc pa sta vam na voljo v wikiju pod ‘Files’.

Svojo evidenco naložite v wiki do ponedeljka, 29.5. Če nastopijo težave, opišite problem (v temu ali svojemu blogu ali po mailu) in poskusili ga bomo rešiti skupaj.

Če dosedaj Excela niste še kaj veliko uporabljali, pa bi ga srčno radi v miru bolje spoznali, vas ‘Excel za telebane’ zares hitro in neboleče pripelje do vsega potrebnega znanja. Excel ima tudi sicer vgrajeno Pomoč, a je ta nekoliko zahtevnejša in morda bolj za tiste, ki program že malo poznajo.

Kako se lotiti naloge?
1. od začetka – začnem s praznim listom novega Excelovega zvezka, ki ga zapolnim s podatki in formulami
2. za osnovo vzamem že izdelano evidenco in jo ustrezno prilagodim (npr. za analizo rezultatov pisnih preizkusov znanja)

No, toliko za začetek. Zdaj pa vam želim čimveč veselja pri raziskovanju Excela - naj v prihodnje marljivo računa in melje podatke namesto vas.

Če koga zanima korpus znanstvenih besedil s področja turističnega marketinga, ga lahko do konca tedna najde v wikiju. Potem ga bom zbrisala, da naredim prostor za vaše izdelke. (Pozneje vam ga pošljem po mailu, če želite.)

Gre za zbirko znanstvenih besedil, ki so bila objavljena v eni sami publikaciji v obdobju devetih let. Gre za korpus, ki vsebuje 909.677 pojavnic in 21.823 različnic. Type/Token Ratio znaša 2,40. Avtorske pravice še niso urejene.

Prosim vas pa tole: če ga uporabite, sporočite mi, kako ste ga uporabili in kaj ste ugotovili. Hvala.

Tudi sama imam nekaj odprtih vprašanj, ki bi jih rada delila z vami.

Pri shranjevanju sem imela težave z akcenti, vendar mi jih je računalničar pomagal rešiti.

Tule je nasvet vsem tistim, ki boste imeli podobne težave: akcente ohranite pri shranjevanju v .txt datoteko, če pod Encoding izberete Unicode še preden dokument dokončno shranite.

Čez nekaj dni pa sem ugotovila še naslednje: če shraniš dokument kot Unicode, to ne zadošča, da bi ga prepoznal tudi Antconc, ki je bil pravzaprav moje ciljno orodje. Šarolta je imela briljanten napotek, ki me je pripeljal do spremenjene taktike: v Antoncu greš pod Global settings in nastaviš language encodings.

Malo sem se igrala in ugotovila, da je prava pot, da ohraniš francoske akcente naslednja: dokument shraniš kot UTF, potem pa nastaviš v Antconcu language encondings na UTF 16. Verjetno bo potrebno nekaj podobnega narediti tudi, če imate opravka z drugimi akcenti (npr. nemškimi).

Zdaj pa k naslednjemu vprašanju: s katerim vražjim korpusom naj primerjam svoja besedila. Ko bom to ugotovila, se bom lahko lotila vaj za drugi teden. Kje je šele 3 teden?

Mojca J